En kontinuerlig tidrapportering kombinerat med en smidig och enkel redovisning av kostnader, utlägg och artiklar, skapar snabbt de rätta förutsättningarna för en optimal kontroll på verksamheten.
Den flexibla tidrapporteringen i TimeApp kan användas för att hålla koll på alltifrån utdebiterbara timmar till interna aktiviteter. Det finns även stöd för att exportera tider från TimeApp till externa löneprogram.
Tidrapportering mot kund och projekt
I TimeApp jobbar man hela tiden mot kunder och projekt. En kund innehåller alltid minst ett projekt och det är sedan på projektnivå som man tidrapporterar.
Benämningarna kund och projekt går utmärkt att byta till något annat, som kanske ligger närmre den egna verksamheten. Vad sägs t ex om klient och ärende, eller fastighet och lägenhet. Anpassa själv till det som bäst passar verksamheten.
Möjligheten att arbeta med specifika kunder och projekt kan styras av de inom företaget som har den behörigheten. Det här gör att endast behöriga personer får tillgång till kunden och/eller projektet, något som förenklar för alla inblandade. Dessutom minskar risken för felregistreringar.
Det går bra att tidrapportera både bakåt och framåt i tiden, men TimeApp kommer alltid att ge förslag på dagens datum när man ska rapportera tid.
Koder och prissättning
Det är mer regel än undantag att man inom ett företag har olika typer av arbeten som man utför åt sina kunder, eller gör internt. I TimeApp styrs detta av koder.
En kod är en beskrivning av en specifik åtgärd. En kod kan t ex vara Snickeriarbete och en annan kan vara Felsökning. Alla koder kan ha ett timpris kopplat till sig och man kan välja vilka koder som ska finnas tillgängliga att använda på varje enskild kund i TimeApp.
Man kan även ha en uppsättning koder för att hålla koll på t ex frånvaro och ledighet.
Sätt upp budget i timmar eller kronor
I TimeApp finns även möjligheten att sätta upp olika former av budgettak på ett projekt; antingen i antal timmar eller i kronor.
Man kan sedan följa hur arbetet går och stämma av mot uppsatt budget. Om man närmar sig budgettaket på ett projekt, framgår detta tydligt med hjälp av olika färgskalor som varierar beroende på om man närmar sig budget, har nått budget eller om budgeten har överskridits.
De, som ofta tar emot förskottsbetalningar från sina kunder, kan ta upp detta som ett budgettak på ett projekt. När man sedan nått budget, så vet man att det är dags att börja räkna kostnaderna igen.
Jobba med attest
Om man vill att någon eller några inom företaget ska ansvara för att godkänna tidrapporter innan de skickas vidare till fakturering eller lön, kan man använda TimeApps attestsystem.
Användare kan skicka sina tider för attest, vartefter de hamnar i en attesteringskö som den attestansvarige kan ta del av. Den attestansvarige kan sedan välja att attestera en redovisning, eller att skicka tillbaka den till användaren för korrigering. Man kan även skicka med en kommentar som beskriver varför tiden inte kunde godkännas – t ex att den är registrerad på fel kund, att man använt fel kod eller att den behöver kompletteras.
Exportera till lönesystem
Rapporterad tid i TimeApp kan skickas vidare som löneunderlag till olika löneprogram. De program som i dagsläget stöds är;
- Fortnox
- Visma
- Cronan (Datavara)
- Kontek
- Flex
Löneexporten bygger på att TimeApp skapar en fil som sedan kan läsas in i något av de ovanstående programmen. Du kan läsa mer om löneexporten på vår sida om integrationer.
