All verksamhet, oavsett om den är kommersiell eller skattefinansierad, bygger på att den ska gå med vinst, eller att man ska kunna hålla fastställda budgetramar på ett långsiktigt och uthålligt sätt.
Det krävs vinst och budgetdisciplin, för att kunna investera i och säkerställa all verksamhet och skapa bra, trygga och attraktiva arbetsmiljöer.
För att åstadkomma vinst, eller hålla sig inom budget, är det viktigt att man har en fullständig kontroll över intäkter och kostnader. Det är lätt att enbart dokumentera på intäktssidan; att öka försäljningen och bredda kundbasen.
Det kan upplevas som svårare och mindre angeläget att ha kontroll på kostnadsläget och företagets eller organisationens utgifter. Detta trots att det är här som det finns stora vinster att göra.
Arbetstider, utlägg, materialåtgång och resor är något, som alltför många företag inte har en fullgod kontroll på och det oavsett om det gäller interntid eller utdebiterad tid. Alltför många företag arbetar mer eller mindre helt utan administrativa rutiner eller datastöd när det gäller tider och arbetsrelaterade kostnader.
Detta trots att det i dag finns ett flertal system för tid, kostnads- och projektredovisning via både dator och smartphone.
System, som är enkla, effektiva och användarvänliga. System som snabbt ger den enskilda medarbetaren en god bild av sina egna insatser och företaget ett bra underlag för utdebitering eller intern utvärdering.
System som även klarar körjournaler, fakturering, kontering och export av bokföringsunderlag och som underlättar den interna kontakten och kommunikationen med hjälp av ett företagsinternt forum i realtid; TimeBook, som fungerar ungefär som de sociala medier som vi så ofta använder i dag.
Om en anställd missar 20 min utdebiterbar tid och 5 km utdebiterbar resa per dag och tiden debiteras med 375 kr/tim och redan med 50 kr/mil, så betyder det på årsbasis inte mindre än; 33 000 kr i förlorade intäkter. Om det skulle gälla ytterligare fyra anställda är den förlorade intäkten uppe i 165 000 kr/år.
Allt beroende på att företaget inte hade tillräcklig koll på kostnaderna och inte höll sin medarbetare med ett bra redovisningssystem.
Vi får de vinster vi förtjänar och om vi värdesätter kostnadskontroll lika högt som intäktsoptimering, så kan det vara riktigt goda vinster vi tjänar genom bättre utdebitering och intern effektivitet.
Låt det bli en ambition och ett löfte inför det nya året.
Lars Knapasjö
Socionom, samhällsdebattör och
VD för P&K TimeApp AB och A&K Invest AB
